異動・送別会のプレゼントをグループでまとめる方法｜幹事の手順と金額目安

職場で誰かが異動・転勤するとき、「送別会と合わせてプレゼントを贈ろう」という話になることはよくあります。でも退職と違い「また会える」という気軽さから、段取りが後回しになりがちです。

この記事では、異動・送別会のグループプレゼントをスムーズに進める方法を、手順・お願い文・金額目安の3点でまとめます。

異動・送別会のプレゼントをグループで集める流れ

異動の発令から送別会まで、2〜3週間しかないケースも多いです。「誰かがやるだろう」と思っていると間に合わなくなります。異動の話を聞いたタイミングで、幹事役を決めて動き出しましょう。

声をかける対象は、同じ部署・チームのメンバーが基本です。異動者と関係の深い他部署のメンバーも対象にする場合は、そちらにも声をかけます。

参加者の人数が見えてきたら、一人あたりの金額を決めます。「合計でいくらのプレゼントを贈るか」を先に決めてから、参加人数で割る方法がスムーズです。

集金の締め切りは、送別会の3日前を目安に設定しましょう。送別会当日に渡す場合は、プレゼントの手配・ラッピングに時間が必要なためです。

グループLINEまたは個別メッセージで告知します。告知文に「参加者・金額・支払い方法・締め切り日」の4点を明記しておくと、後から質問が来る回数が減ります。

誰が払ったか、誰がまだかを把握します。職場の場合は直接催促しにくい関係性もあるため、専用ツールで全員が状況を把握できる状態にしておくと、自然と支払いが進みます。

集金が完了したらプレゼントを購入します。送別会当日に渡すのが一般的ですが、最終出勤日が送別会より先の場合は最終出勤日に渡すことも多いです。

LINEでそのまま使えるテンプレートです。

グループLINEへの告知文（基本版）

○○さんが〇月〇日に異動されます。みんなでプレゼントをお贈りしたいと思います。

▶ 参加者一人：○,○○○円 ▶ 集金締め切り：〇月〇日（〇） ▶ 支払い方法：○○（現金手渡し / PayPay ID: xxxx）

参加できる方のみで構いません。参加希望の方は〇月〇日までにご返信ください。

締め切り前日の再告知文

明日が集金締め切りです。まだの方はよろしくお願いします！

参加者への購入報告文

プレゼントの手配が完了しました。ご協力ありがとうございました！送別会当日にお渡しする予定です。

異動・送別会のプレゼントは、退職祝いより予算を控えめにするケースが多いです。「また同じ会社で会う可能性がある」という前提で、気軽に参加できる金額設定が向いています。

「ご退職おめでとうございます」は異動では使いません。「新天地でのご活躍をお祈りしています」「またいつかご一緒できることを楽しみにしています」など、異動ならではのメッセージを添えると喜ばれます。

異動の場合、荷物を新しい職場に持っていく必要があります。かさばるものや重いものより、お菓子セット・カタログギフト・ギフトカードなど、持ち運びしやすいものが喜ばれやすいです。

発令から送別会まで2週間以内というケースも珍しくありません。早めに声かけと集金を開始し、プレゼントの手配に十分な時間を確保しましょう。

「声をかけられたから断れない」と感じる人が出ないよう、告知文には「参加できる方のみで構いません」を必ず入れましょう。

WaliGiftを使うと、集金管理にかかる手間が大幅に減ります。

異動・送別会のプレゼントをグループで集めるときは、異動の発令後すぐに動き出し、「参加者・金額・締め切り・支払い方法」を最初に明確にするのが基本です。

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